In der heutigen Zeit sind Präzision und Qualität in Bereichen wie der Fertigung, dem Ingenieurwesen und vielen anderen technischen Disziplinen unabdingbar und gewinnen zukünftig noch an Bedeutung. Diese beiden Merkmale ergeben sich aus einem bewussten und fachlich fundierten Handeln. Ein entscheidender Grundpfeiler hierfür ist eine nahtlose und präzise Prüfmitteldokumentation, die als das Fundament für die Zuverlässigkeit und Genauigkeit von Messungen dient und somit eine zentrale Rolle in der Qualitätssicherung einnimmt.
Eine umfassende Dokumentation der Prüfmittel, die Kalibrierscheine, Reparaturhistorien und detaillierte Geräteinformationen einschließt, ist nicht nur für die Erfüllung gesetzlicher und branchenspezifischer Normen vonnöten, sondern erhöht auch das Vertrauen in die Messergebnisse sowie die Effizienz der Betriebsprozesse. Sie ermöglicht eine prompte Reaktion auf mögliche Fehlerquellen, einen direkten Zugang zu vorhandenen Lösungsansätzen und vereinfacht die Wartung sowie das Management der Prüfmittel.
Dieser Artikel widmet sich den Schlüsselaspekten einer ganzheitlichen Prüfmitteldokumentation und erläutert, warum sie für jedes auf präzise Messungen angewiesene Unternehmen von unschätzbarem Wert ist.
Kalibrierscheine
Der Kalibrierschein attestiert nicht nur die Rückführung der Messgrößen auf nationale oder internationale Normale, sondern auch die Einsatzfähigkeit eines Prüfmittels für qualitätsrelevante Prüfungen. Über den Nachweis der ordnungsgemäßen Funktion hinaus unterstützen die im Kalibrierschein vermerkten Informationen bei einem Einsatzwechsel oder dem Aufbau eines neuen Prüfplatzes dabei, die Eignung des Prüfmittels für die erforderlichen Messungen zu bewerten.
Eine gut strukturierte Dokumentation ist besonders in Audits von Vorteil. Schnelle Punkte lassen sich sammeln, wenn alle Informationen zu einem Prüfmittel an einem Ort dokumentiert sind. Ideal ist ein am Prüfmittel angebrachter Aufkleber, der mittels einer App gescannt werden kann und so alle relevanten Informationen zum Prüfmittel anzeigt.
Die digitale Speicherung und Verfolgung von Kalibrierdaten stellt dabei die optimale Lösung dar. Die Informationen sollten orts- und sysstemunabhängig abrufbar, platzsparend und einfach zu handhaben sein.
Messanleitungen
Messanleitungen stellen einen wesentlichen Bestandteil der Prüfmitteldokumentation dar, besonders wenn das Prüfmittel primär für spezifische Messungen oder Messreihen erworben wurde. Sie bieten eine solide Grundlage für konstant hochwertige Messergebnisse, hohe Qualität und eine niedrige Fehlerquote, insbesondere bei der Einarbeitung neuen Personals oder bei häufigem Wechsel an den Messstationen.
Organisation und Zugriff auf Messanleitungen
Es ist empfehlenswert, die Messanleitungen so zu hinterlegen, dass jeder Beteiligte jederzeit darauf zugreifen kann. Bei aufkommenden Fragen gibt es somit eine zentrale Anlaufstelle. Im Idealfall geschieht dies über eine Software, die allen Beteiligten zugänglich ist und in der alle Messanleitungen übersichtlich abgelegt sind.
Zubehör
Prüfmittel werden häufig zusammen mit spezifischem Zubehör wie Messadaptern oder anderen Hilfsmitteln eingesetzt. Die Dokumentation des benötigten Zubehörs, dessen Bedeutung, Verwendungszweck und korrekte Handhabung reduziert Fehlerquellen und unterstützt die schnelle Einarbeitung neuer Mitarbeiter.
Handbücher
Für jedes Prüfmittel muss ein Handbuch verfügbar sein, um eine fehlerfreie Bedienung und somit einen korrekten Betrieb zu gewährleisten. Die digitale Aufbewahrung der Handbücher ist dabei von Vorteil. Viele Hersteller stellen diese auf ihren Websites zum Download bereit. Durch die Hinterlegung des Handbuchs bei der Anschaffung des Prüfmittels kann die Suche nach dem richtigen Handbuch entfallen.
Serviceanleitungen
Idealerweise tritt nie ein Defekt an einem Prüfmittel auf. Sollte es dennoch dazu kommen, sind schnell verfügbare Serviceanleitungen oder Schaltpläne von großer Bedeutung. Oftmals reicht der Austausch einer Sicherung oder das Festziehen eines gelösten Kontakts. Mit einer Serviceanleitung lassen sich Ursachen schneller identifizieren und beheben. Dies ist insbesondere bei anspruchsvollen Messaufgaben von Nutzen, bei denen eine genaue Kenntnis der im Messgerät verbauten Elektronik erforderlich ist.
Reparaturen
Eine vollständige und nahtlose Dokumentation umfasst auch die Aufzeichnung von Reparaturen und Wartungen am Prüfmittel. Eine lückenlose Gerätehistorie gewährleistet einen störungsfreien Betrieb und eine durchgängig hohe Qualität.
Lieferant und Rechnung
Alle Informationen zum Lieferanten des Prüfmittels sollten ebenso digital gespeichert werden. Im Falle eines Garantie- oder Gewährleistungsanspruchs lassen sich so schnell alle erforderlichen Unterlagen zusammenstellen, um einen raschen Austausch oder eine kurzfristige Reparatur zu veranlassen. Dies umfasst natürlich auch die Rechnung und gegebenenfalls den Lieferschein.
Fotos vom Gerät und dessen Einsatz
Der Nutzen visueller Aufzeichnungen ist unmittelbar ersichtlich. Nichts vermittelt Sachverhalte so schnell und unkompliziert wie ein gutes Foto. Selbst bei einer ausführlichen Messanleitung können Fotos wichtige Details schnell veranschaulichen und möglicherweise Texterklärungen oder Übersetzungen überflüssig machen. Wichtig sind Aufnahmen aller Seiten des Geräts, wobei besonders auf Seriennummern und Typenschilder zu achten ist.
Standort
„Wo befindet sich eigentlich…?“ Mit dieser Frage beginnen häufig Sätze, die den Feierabend verzögern oder im schlimmsten Fall das Ergebnis eines Audits beeinträchtigen können.
Insbesondere bei regelmäßig zu überprüfenden Prüfmitteln ist es ratsam, stets den aktuellen Standort zu kennen. Obwohl Prüfmittel meist über längere Zeit am gleichen Ort verbleiben, können sie auch im Fahrzeug des Außendienstes oder mit Technikern an wechselnden Einsatzorten sein.
Eine stets aktuelle Standortdokumentation erspart zeitaufwendige Suchaktionen. Die Erfahrung lehrt, dass das Aktualisieren eines Standorts schneller erledigt ist, als ein ganzes Unternehmen nach einem kleinen Messgerät zu durchsuchen.
Für die Planung anstehender Kalibrierungen ist die Kenntnis des Standorts ebenfalls nützlich. Mit einer Liste der Geräte und ihrer Standorte lässt sich ein effizienter Rundgang durch das Unternehmen organisieren, um alle fälligen Prüfmittel zu erfassen. Mobil eingesetzte Geräte können entweder direkt ins Kalibrierlabor geschickt oder rechtzeitig zurück ins Werk beordert werden.
Die Erfassung des Standorts lohnt sich somit. Eine geeignete Verwaltungssoftware für Prüfmittel ermöglicht eine schnelle Standortaktualisierung, stellt bei Bedarf passende Listen bereit und dokumentiert jeden Standortwechsel historisch.
Zusammenfassung und Fazit
Die lückenlose Dokumentation aller Aspekte eines Prüfmittels, von Kalibrierscheinen und Reparaturhistorien über Messanleitungen und Zubehördokumentation bis hin zu Handbüchern, Schaltplänen und Standortinformationen, ist für die Qualitätssicherung in technischen Bereichen unerlässlich. Sie steigert die Effizienz der Betriebsabläufe, erleichtert die Fehlerbehebung und fördert die Einhaltung von Standards.
Die digitale Archivierung aller Dokumente rund um Prüfmittel bietet eine moderne und kosteneffiziente Lösung. In Zeiten von Fachkärftemangel sind alle relevanten Daten Personalunabhängig abrufbar. Die systemunabhängige Zugänglichkeit vereinfacht die Verwaltung und reduziert den Bedarf an Ablageflächen. In einer Zeit, in der Präzision und Qualität immer mehr an Gewicht gewinnen, ist die digitale Prüfmitteldokumentation ein unverzichtbares Instrument. Sie sichert nicht nur die Normkonformität, sondern stärkt auch das Vertrauen in die Messergebnisse und steigert die Effizienz der Betriebsprozesse.
