Wie Memida beim Management des Fuhrparks unterstützt

Wer mehrere Fahrzeuge im Unternehmen betreibt, kennt das Problem: Irgendwann geht der Überblick verloren. Wann ist der nächste HU (Hauptuntersuchung) fällig? Wo liegt der Fahrzeugschein? Welche Tankkarte gehört zu welchem Fahrzeug? Genau hier beginnt der Aufwand einer strukturierten Fuhrparkverwaltung – und er wächst mit jedem weiteren Fahrzeug.

Wenn im Unternehmen bereits Memida zur Prüfmittelverwaltung im Einsatz ist, liegt die Lösung überraschend nah: Warum nicht dieselben Prozesse nutzen, um auch Fahrzeuge zu verwalten? Genau das ermöglicht Memida jetzt mit einem neuen Feature, das z.B. das Fuhrparkmanagement nahtlos in die bestehende Systemlandschaft integriert.

Fahrzeuge wie Prüfmittel verwalten – dank definierbarer Prüfungstypen

Mit der neuen Funktion können in Memida individuelle Prüfungstypen definiert werden. Damit lässt sich etwa die HU eines Fahrzeugs genauso abbilden wie die Kalibrierung eines Messgeräts. Für Fahrzeuge wird dazu ein Prüfungstyp „HU“ angelegt – inklusive Intervall und Bewertungskriterien.

Besonders wichtig ist die automatische Erinnerung: Sobald eine HU mit dem Ergebnis „einsatzfähig“ abgeschlossen wird, setzt Memida das Datum der nächsten Fälligkeit automatisch um 24 Monate nach vorn. Rechtzeitig vor Ablauf erinnert das System per E-Mail an den Termin. Auf diese Weise wird kein Fahrzeug mit abgelaufener HU übersehen.

Klare Trennung von HU- und Kalibrier-Erinnerungen

Unternehmen betreiben häufig sowohl Mess- und Prüfmittel als auch Fahrzeuge. Memida berücksichtigt diesen Bedarf: Über Kostenstellen können die Erinnerungen sauber getrennt werden.

So befindet sich der gesamte Fuhrpark beispielsweise unter der Kostenstelle „Fuhrpark“, während Prüfmittel und Messgeräte in separaten Bereichen organisiert sind. Die Erinnerungs-E-Mails für anstehende HU-Termine lassen sich dadurch klar von den Erinnerungen für fällige Kalibrierungen unterscheiden. Verantwortliche sehen so genau die Termine, die für ihren Bereich relevant sind.

Standortverwaltung für Kundendienst- und Vertriebsfahrzeuge

Ein weiteres praktisches Element: Fahrzeuge können einem festen Standort zugeordnet werden. Das ist besonders nützlich für Unternehmen mit Kundendienst- oder Vertriebsflotten. So lässt sich jederzeit nachvollziehen, welches Fahrzeug welchem Team, welchem Standort oder welcher Außenstelle zugeordnet ist.

Diese Standortverwaltung erleichtert die Disposition, optimiert Abläufe bei der Einsatzplanung und sorgt für mehr Transparenz im täglichen Betrieb.

Fahrzeuge wie Prüfmittel anlegen: flexibel und vollständig

Fahrzeuge werden in Memida wie ein Prüfmittel angelegt – alle bekannten Funktionen stehen damit auch für den Fuhrpark zur Verfügung.

Hersteller und Typen können frei definiert werden, sodass sich die Fahrzeugflotte exakt nach eigenen Vorgaben strukturieren lässt. Für einen Kombi des Herstellers Škoda wird einfach der Hersteller ergänzt und der Typ PKW, Kombi angelegt.

Statt einer Identnummer wird die Fahrgestellnummer (FIN) genutzt. Sie dient als eindeutiger Schlüssel und macht die Suche besonders unkompliziert.

Zusatzfelder für Kennzeichen, Farbe und weitere Daten

Über Zusatzfelder können fahrzeugspezifische Informationen ergänzt werden, zum Beispiel:

• Kennzeichen
• Fahrzeugfarbe
• Erstzulassung
• Baujahr und Monat
• uvm.

Damit bleibt alles zentral und übersichtlich an einem Ort.

Dokumente und Fotos zentral abgelegt

In Memida lassen sich sämtliche Dokumente hochladen und verwalten:

• Fahrzeugschein
• HU-Bericht
• Service- und Wartungsnachweise
• Fotos des Fahrzeugs
• Steuerunterlagen
• Versicherungsnachweis

So entsteht eine vollständige digitale Fahrzeugakte, die jederzeit abrufbar ist – im Büro oder unterwegs.

Integration über die Memida API – Datenbrücken für nahtlose Prozesse

Ein großer Vorteil für moderne Unternehmen: Alle Informationen rund um ein Fahrzeug können über die Memida API abgerufen werden.

Damit lassen sich Schnittstellen zu anderen Systemen schaffen, etwa:

• Reisekostenabrechnung
• digitales Fahrtenbuch
• Buchhaltung
• ERP- und Dispositionssysteme

So können doppelte Datenpflegen vermieden, Berichte automatisiert erstellt und Workflows deutlich verschlankt werden. Die Fuhrparkverwaltung wird damit nicht nur übersichtlicher, sondern auch wirtschaftlicher.

Kostenstelle „Fuhrpark“ und mobiler Zugriff per App und Aufkleber

Für die Praxis lohnt es sich, eine eigene Kostenstelle „Fuhrpark“ anzulegen. Sie bildet alle Fahrzeuge auf einen Blick ab, inklusive Prüfstatus, Dokumenten und Standort.

Ein zusätzlicher Komfort: Jedes Fahrzeug kann mit einem individuellen Memida-Code versehen werden. Ein kleiner, mit dem Memida-Aufkleber-Assistent erstellter Sticker im Handschuhfach genügt. Wird er mit der Memida-App auf dem Smartphone gescannt, stehen alle Informationen sofort mobil zur Verfügung – zum Beispiel wenn der Fahrzeugschein einmal nicht zur Hand ist oder schnelle Auskünfte über das Fahrzeug nötig sind.